Orde in uw financiële administratie? Tips van een opruimcoach

Hoewel we minder papier in de brievenbus krijgen, is de administratieve last er niet altijd lichter op geworden. Bovendien hebben we vandaag vaak een gemengde administratie: een stuk op papier, deels op de eigen computer, deels in de cloud en dan nog wat op online platforms (zoals mypension.be of je account bij je telecomprovider). Omdat we op allerlei verschillende manieren rekeningen en documenten toegestuurd krijgen, is het zo gebeurd om een factuur over het hoofd te zien of belangrijke papieren niet meer terug te vinden.

Caroline Callens helpt al enkele jaren zowel particulieren als bedrijven om op te ruimen, te ordenen en te organiseren. Niet alleen kleerkasten die overhoop liggen of zolderkamers waar stapels spullen tot aan het plafond reiken. Maar ook de (financiële) administratie, en dat zowel op papier als digitaal. “Orde brengt niet alleen rust in het huis en het gezin, maar ook in het hoofd. En dan wordt de kans dat je een factuur te laat betaalt of een brief van de fiscus vergeet, een stuk kleiner”, vertelt ze.

1. Hoe kan je best je papieren administratie organiseren?

Zelf gebruikt Caroline 8 mappen met scheidingstroken. Elke map is een aparte categorie:

Financieel: papieren van de bank, hypotheek, beleggingen, kinderbijslag, …
Werk: arbeidscontract, papieren voor pensioen, …
Medisch: papieren van de dokter en het ziekenhuis, het ziekenfonds, ...
Wonen: aankoopakte, technische tekeningen, bouwvergunningen, energie, telefonie, water, aankopen, …
Verzekeringen: familiale, brand, schuldsaldo, auto, …
Belastingen: personenbelasting, provinciebelasting, onroerende voorheffing, autobelasting, …
Varia: gegevens eID, reispassen, vaccinatiekaarten, huwelijksboekje, testamenten, …
Kinderen: papieren van school, hobby, jeugdbeweging, …

“Uiteraard kan je die mappen volgens je eigen logica indelen. Het belangrijkste is dat het voor jou werkt”, vertelt Caroline. “In de mappen kan je ook schutbladen steken, bijvoorbeeld om jouw papieren te scheiden van die van je partner.”

Daarnaast heeft Caroline ook 6 ladebakjes. “Elke week heb ik een vast moment waarop ik mijn administratie doe. Tussendoor komen er altijd wel nieuwe papieren binnen. Daarom gebruik ik ladebakjes. Voor mij werkt dat beter dan een schoenendoos waar je alles in gooit om later te bekijken. Maar nogmaals: de beste oplossing is de oplossing die voor jou werkt. Eens je een goed systeem hebt, is administratie doen heel makkelijk."

Inbox: alles wat binnenkomt en je nog moet bekijken.
To do: wat je al bekeken hebt en waar nog een actie aanhangt.
Betalingen: wat nog moet betaald worden. “Ik schrijf op mijn betalingen de uiterste betaaldatum in de rechterbovenhoek. Zo zie ik meteen wanneer ik ten laatste moet betalen.”
Controleren: wat uitgevoerd is maar nog moet gecontroleerd worden, bijvoorbeeld een betaling.
Klasseren: als er geen actie meer nodig is, dan kan het papier geklasseerd worden (of nog beter in de papierbak gegooid worden).
Varia: een beetje van alles, zoals een artikel dat je nog wil lezen.

2. Welke papieren mogen weg, en welke moet je zeker bewaren?

“Betaalde energie-, water-, telecomfacturen gooi je beter weg”, vertelt Caroline. “Als je ze ooit nodig hebt, dan vind je die online terug op je account. Hetzelfde geldt voor andere rekeningen en facturen die je online kan opzoeken. Een uitzondering is misschien je jaarlijkse (energie)afrekening. Die kan handig zijn als je overweegt om over te stappen naar een andere, goedkopere leverancier.”

“In de praktijk zie ik vaak ook dat mensen stapels reclamebladen bewaren”, vervolgt ze. “Heb je ze bekeken, doe ze dan weg. De kans dat je ze herbekijkt is klein en je vindt heel veel terug op internet.”

Deze papieren dien je bij te houden:

Diploma’s en opleidingscertificaten
Alle lopende en ondertekende contracten. Je steekt ze best bij het betreffende onderwerp.
Notariële akten, schenkingsakten, testamenten, geboorteakte en huwelijksboekje
Documenten die bij je medisch dossier behoren, zoals vaccinatieboekje en bloedgroepkaart
Papieren van je pensioen
Plannen van je huis, EPC-certificaat, stroomschema’s, postinterventiedossier, … : die zijn belangrijk bij een verbouwing, schade, verkoop, …
Garantiebewijzen, handleidingen en facturen van bijvoorbeeld elektro, fietsen, meubilair, ... Deze hou je bij tot einde gebruik. Voor aangifte van schade of diefstal heb je de factuur nodig. Facturen mag je wel weggooien als je er een digitale kopie van bewaart, zolang de factuur leesbaar is de herkomst en inhoud niet ter discussie kunnen staan.
Kastickets voor omruiling of terugbetaling. De termijn hangt af van de winkel.

Natuurlijk hoef je niet alles tot in de eeuwigheid bij te houden. In dit gedetailleerd overzicht van de Vlaamse overheid lees je hoe lang je documenten moet bewaren.

3. Wat met digitale administratie?

“Net zoals voor papieren administratie geldt hier: bewaar zo weinig mogelijk. En gooi weg wat je niet meer nodig hebt, zodra het kan”, vertelt Caroline. “Digitale documenten printen om op papier te bewaren is af te raden: het kost tijd, papier en inkt en het levert geen meerwaarde op.”

“Voor je digitale administratie gebruik je best dezelfde indeling als je papieren administratie. Dat kan op je eigen computer, of beter nog in de cloud. Op die manier kan je overal aan je documenten. Wordt je computer gestolen of gaat hij stuk, dan ben je niet alles kwijt. Regelmatig een back-up maken op bijvoorbeeld een USB-stick is wel sterk aan te raden”, vervolgt Caroline.

Mapjes in je mailbox gebruiken om documenten op te slaan is riskant. Als je account gehackt wordt, ben je ook de toegang tot die info kwijt. Hetzelfde geldt voor cloudoplossingen die aan je e-mail zijn gekoppeld zoals Google Drive. Vanuit een gehackte mailbox ben je namelijk in twee klikken op Google Drive.

Bonus: nog tips van Caroline voor een slimme administratie

Bewaar al je papieren op één plaats, bewaar al je digitale documenten op één plaats.
Bewaar van heel kritische papieren ook een digitale kopie (en omgekeerd).
Stel jezelf deze vragen bij elk (digitaal) document: moet ik dat bewaren en wil ik dat bewaren?
Krijg je nog facturen of andere documenten op papier? Vraag de afzender of het digitaal kan.
Documenten die je moet bewaren, bewaar je bij voorkeur digitaal (als het kan en mag): digitaal kan je makkelijker zoeken en het neemt geen plaats in.
Schrijf je uit op gepersonaliseerde reclame: zowel op papier als via e-mail. Minder krijgen = minder weg te gooien. Plak een sticker ‘geen reclame’ op je brievenbus en zet je spamfilter aan.
Krijg je een brief, gooi dan meteen de enveloppe weg.
Zorg ervoor dat je partner of een vertrouwenspersoon weet waar ze belangrijke documenten kunnen vinden in geval van nood.
De administratie regelen binnen een stel gebeurt best door één van de partners. Met twee kan ook, maar dan zijn er duidelijke afspraken nodig over de taakverdeling. Zorg wel dat de beide partners weten waar documenten bewaard worden (op papier en digitaal).
Kan je iets jaarlijks of halfjaarlijks betalen in plaats van maandelijks? Dat betekent minder paperassen!
Kies voor domiciliëring bij terugkomende kosten. Bewaar dan wel goed het overzicht op wat er binnen- en buitengaat.
Blokkeer elke week een vast moment in je agenda voor administratie. Een kwartier tot halfuur volstaat meestal. Daarnaast is het aan te raden om 1 of 2 keer per jaar je volledige administratie door te lichten en op te schonen. Bijvoorbeeld aan de start van het nieuwe jaar, of als je je belastingaangifte doet.