Herinneringsbrief in de bus, wat nu?

Mag een bedrijf kosten aanrekenen voor een eerste herinnering?

Nee, een eerste herinnering bij betalingsachterstand is gratis (sinds september 2023). Hierna gaat een periode in van 14 kalenderdagen waarin het bedrijf geen kosten, compensatie of nalatigheidsinteresten kan vorderen. Deze termijn start op de derde werkdag na de verzending van de herinneringsbrief per post.

Bij een herinnering per e-mail start de termijn van 14 kalenderdagen daags nadat de herinnering werd verstuurd. Betaal je binnen die termijn van 14 kalenderdagen? Dan kan je leverancier geen bijkomende kosten of interesten eisen.

Goed om weten: bedrijven hebben de vrijheid om zelf een betalingstermijn vast te leggen voor diensten en goederen aan consumenten. Om een betalingstermijn rechtsgeldig te maken, zijn ze wel verplicht om je daarover vooraf te informeren, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden.

Is er geen betalingstermijn, dan zal een rechter bij een geschil naar alle waarschijnlijkheid een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum hanteren. Een bedrijf kan dus pas een eerste herinnering sturen als die betalingstermijn verstreken is.

Welke kosten mag een bedrijf aanrekenen als je na een eerste herinnering nog niet betaalt?

Heb je 14 kalenderdagen na de eerste herinneringsbrief of reminder via e-mail nog altijd niet betaald? Dan kan een bedrijf verwijlinteresten én een forfaitaire schadevergoeding aanrekenen.

Verwijlinteresten of nalatigheidsintresten zijn interesten die berekend worden over het bedrag dat te laat betaald wordt. De exacte rentevoet is vaak vastgelegd in de algemene voorwaarden van de overeenkomst. Ze mag echter niet hoger zijn dan het wettelijke maximum, dat jaarlijks herzien kan worden (5,75% in 2024).

Bovenop deze verwijlinteresten kan het bedrijf een forfaitaire schadevergoeding eisen. Ook deze schadevergoeding is geplafonneerd:

• Schuld tot 150 euro (incl btw): maximaal 20 euro.
• Schuld tussen 150,01 tot 500 euro (incl btw): maximaal 30 euro, vermeerderd met 10 procent van het verschuldigde bedrag.
• Schuld hoger dan 500 euro (incl btw): maximaal 65 euro, vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag, met een absoluut maximum van 2.000 euro.

Vóór 1 september 2023 waren er geen kostenplafonds. De wet schreef alleen voor dat de kosten niet bovenmatig mochten zijn, maar dat was natuurlijk voor interpretatie vatbaar. Nu geldt er wel een kostenplafond.

Voor de sectoren telecommunicatie, energie en water gelden bijkomende beperkingen ten gunste van de consument.

Wat kan je doen als een bedrijf onrechtvaardig een schadevergoeding eist?

Betaal niet en ga eerst in gesprek met de leverancier. Bezorg alle bewijzen. Levert dat niets op, dan kan je je zaak aankaarten bij de Consumentenombudsdienst of alsnog de Economische Inspectie op de hoogte brengen.

Je gaat 3 maanden op reis en loopt enkele betalingen mis: wat dan?

In regel blijft het jouw verantwoordelijkheid om tijdig je betalingen te vereffenen. Op reis zijn is dus geen geldig argument. Een eenvoudige oplossing om dit probleem te voorkomen is om te kiezen voor digitale facturen, domiciliëring of door een vertrouwenspersoon te vragen je post op te volgen.

Wel is het zo dat je in het verweer kan als je tijdens de zomervakantie een factuur ontvangt met een heel korte betalingstermijn. Bijvoorbeeld als je de factuur binnen de 5 werkdagen moet betalen. In dat geval zou je dit kunnen betwisten bij de Consumentenombudsdienst, omdat deze eis als onredelijk beschouwd kan worden.

Wat als je de originele brief of herinneringsbrief niet ontving?

De bewijslast voor het verzenden van brieven is ten laste van je leverancier. Het bedrijf moet kunnen aantonen dat een factuur en/of herinnering is verzonden. Let wel: dat betekent niet dat de leverancier moet kunnen aantonen dat jij de brief daadwerkelijk hebt ontvangen!

Kan je leverancier aantonen dat de factuur daadwerkelijk verzonden is? Kijk bijvoorbeeld na of het postadres of e-mailadres correct is. Is dat niet het geval, dan kan je je leverancier contacteren om dat te laten aanpassen en eventueel vragen of hij de kosten wil laten vallen – je moet dan wel op de goede wil van de leverancier rekenen.

Lukt het niet om een overeenkomst te bereiken, dan kan je de herinneringsbrief met kosten schriftelijk betwisten als je oordeelt dat de brief ongegrond of onredelijk is. Het bedrijf is verplicht hier rekening mee te houden en je motivatie te weerleggen voor ze de kosten kan aanrekenen. Kom je niet tot een deal, dan kan je proberen om tot een oplossing te komen in samenwerking met de Consumentenombudsdienst. In laatste instantie kan je juridische stappen ondernemen.

Je moet verwijlinteresten en een forfaitaire schadevergoeding betalen: kan je die alsnog laten schrappen?

Het loont de moeite om het te proberen, zeker als het om grotere bedragen gaat. Een telefoongesprek kan al veel verhelderen. Leg je situatie op een rustige manier uit en toon bereidwilligheid om de hoofdsom zo snel mogelijk te betalen. Vaak zijn bedrijven bereid om de verwijlinteresten of schadevergoeding te verminderen of te schrappen als ze zien dat je actief probeert het probleem op te lossen. Dit werkt vooral goed als je een lange en goede relatie hebt met de leverancier. Check ook deze tips en tricks om te onderhandelen.